Qui sommes-nous ?

Nous sommes…
Une association dont les adhérents sont des collectivités locales et des entreprises engagées dans la transition énergétique, la diminution de leurs consommations d'énergie et d'émissions de gaz à effet de serre.
Depuis 3 ans, l'Agence locale de l’énergie et du climat (ALEC) Paris Ouest La Défense mobilise et accompagne les citoyens, les collectivités, les entreprises de La Défense et des communes alentours afin de les aider à intégrer les enjeux énergétiques et climatiques pour mieux vivre aujourd'hui et demain. 11 communes, 565 000 habitants et 73 000 entreprises.
Notre ALEC est jeune et en croissance.
Notre équipe est composée aujourd’hui de 9 salariés motivés, sérieux, bienveillants... qui travaillent de manière efficace dans une ambiance conviviale.

Plus d'informations sur notre site internet.

Missions

Nous vous attendons pour assister le directeur de l’ALEC POLD dans la gestion administrative et l’accueil de l’agence !


1/ Missions Administratives :
• Assurer les tâches courantes de secrétariat et d’accueil : téléphone, enregistrement, saisie, envoi du courrier, classement, accueil des partenaires, gestion des agendas, gestion des fournitures, réservation de salles ;
• Gérer la logistique pour les déplacements des salariés ;
• Assurer la logistique des réunions de Bureaux, Conseils d’Administration, Assemblées générales, etc, et préparer les comptes rendus ;
• Mettre en forme des documents informatiques type : courriers, rapports, comptes rendus, tableaux, lettre d’information, etc.;
• Classement des dossiers.

2/ Missions Comptabilité :
• Gérer les factures, les demandes de subventions et les remboursements des frais des salariés ;
• Gérer les appels à cotisation des membres ;
• Gérer les pièces comptables et les transmettre à l’expert-comptable ;

3/ Missions gestion du personnel :
• Réaliser le planning du personnel et en faire le suivi hebdomadaire ;
• Préparer mensuellement les éléments pour établir les paies des salariés et assurer le lien avec le cabinet d’expertise-comptable pour qu’il soit en capacité d’établir les paies et charges sociales afférentes ;
• Assurer le suivi des congés, RTT, chèques déjeuners ;
• Suivre les aides à l’emploi, les arrêts de travail et versements des indemnités journalières ;
• Assurer le suivi permanent du plan de formation, aider à rechercher des formations, assurer leur règlement, gérer les relations avec l'OPCO ;
• Assurer une veille réglementaire sur les aspects sociaux et actualiser les documents internes régissant le fonctionnement de la structure ;
• Gérer les rendez-vous de la médecine du travail ;
• Préparer les contrats de travail pour les nouveaux embauchés et leur expliquer les règles de fonctionnement administratives ;
• Accompagner la mise en application de la Convention Collective Nationale BETIC.

4/ Missions complémentaires :
• Soutien à l’activité de conseil aux particuliers : réponse aux demandes de 1er niveau par mail et téléphone & organisation des rendez-vous ;
• Suivi des démarches en lien avec la mise en place d’une Charte Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT) ;
• Suivi en lien avec le DPO des éléments de RGPD ;
• Proposer des améliorations des outils de gestion en place ;
• D’autres tâches pourront être ajoutées selon les besoins.

Profil recherché

• Diplôme ou formation Bac+2 minimum
• Sensibilité environnementale et intérêt pour les enjeux de l’énergie, du bâtiment et des problématiques liés aux changements globaux
• Très bonne expression écrite et orale
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Une expérience significative dans un poste similaire serait appréciée
• Rigueur et sens de l’organisation
• Forte motivation
• Polyvalence et esprit d’initiative
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe
• Très bonnes qualités relationnelles, sens de l’écoute
• Aisance pour le contact avec différents publics

Conditions

• Poste basé dans les locaux de l’ALEC POLD, à Suresnes
• Type de contrat : CDI à temps complet, 37h avec 16 RTT
• Salaire selon formation et expérience + mutuelle + tickets restaurants
• Télétravail possible sur 1 ou 2 jours par semaine